Messe-Checkliste: So wird Ihr Messeauftritt zum Erfolg

Ein Messeauftritt ist ein starkes Marketinginstrument – nicht nur für etablierte Unternehmen, sondern auch für Start-ups, die Aufmerksamkeit gewinnen möchten. Ein erfolgreicher Auftritt gelingt jedoch nicht spontan, deshalb sollten die wichtigsten Schritte bereits Monate vorher geplant werden, damit Ihr Messestand zu einem echten Kundenmagneten wird.

Im Folgenden finden Sie unsere Checkliste mit allen wichtige Schritten: 

Schritt 1: Vor der Messe

Bereiten Sie diese Punkte frühzeitig also 6-3 Monate vorher vor, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten:

• Ziele festlegen: Wollen Sie neue Kunden gewinnen, bestehende Beziehungen pflegen, Produkte präsentieren oder neue Märkte erschließen?
• Messebudget festlegen: Legen Sie fest, wie viel Sie in Ihren Messeauftritt investieren möchten, denn der Messestand ist meist der größte Kostenfaktor.
• Messe auswählen: Finden Sie Messen, die zu Ihren Unternehmenszielen passen und berücksichtigen die Besucherstruktur.
• Exponate bestimmen: Entscheiden Sie, welche Produkte gezeigt werden sollen. Dies beeinflusst die benötigte Standfläche.
• Standplatz auswählen: Achten Sie auf eine zentrale Lage, gute Laufwege und passende Nachbarschaft zu Mitbewerbern.
• Anmeldung & Reise planen: Melden Sie Ihr Unternehmen an und organisieren Sie frühzeitig Unterkünfte und Reisen für Ihr Team
• Werbematerialien gestalten: Einheitliche Design für Visitenkarten, Flyer, Pakete und Einladungen entwickeln.
• Werbung vor der Messe buchen: Schalten Sie Anzeigen in relevanten Medien rechtzeitig, damit möglichst viele Besucher auf Sie aufmerksam werden.
• Datenbanken vorbereiten: Legen Sie Kontakte vorab in einer Datenbank an. Ein Visitenkartenleser erleichtert die Erfassung auf der Messe.

Schritt 2: Der perfekte Messestand

Finden Sie 6-3 Monate vorher einen passenden Messebau-Partner und klären Sie:

• Messestand mieten oder kaufen? Entscheiden Sie, ob der Stand individuell gebaut oder Modular aufgebaut wird.
• Briefing für den Messebau-Partner: Informieren Sie den Messebauer über Ihre Ziele, Budget, Standgröße, Exponate und das Design Ihres Unternehmens. Viele Messebauer unterstützen auch bei der Gestaltung der Drucksachen.
• Technische Anschlüsse bestellen: Stellen Sie sicher, dass Sturm, Wasser, Internet und andere Anschlüsse rechtzeitig bestellt werden.

Schritt 3: Einen Monat vor der Messe

Jetzt geht es in die heiße Vorbereitungsphase, damit alles rechtzeitig fertig wird.

• Einladungen an Stammkunden verschicken
• Direct Mailings an geeignete Kontakte versenden
• Pressemappe verschicken
• Drucksachen prüfen
• Einheitliche Kleidung und Namensschilder für das Standpersonal bestimmen

Schritt 4: Wenige Tage vor der Messe

In dieser Phase liegt der Fokus auf Stand und Team, damit der Start reibungslos verläuft:

• Team schulen: Rufen Sie den Mitarbeitern die essenziellen Verhaltensregeln ins Gedächtnis und trainieren sie ihre Fähigkeit zur Kontaktaufnahme. Jeder Mitarbeiter sollte die präsentierten Produkte genau kennen und in Verhandlungssituationen die richtigen Argumente parat haben. Zusätzlich sollte klar sein, wie die Kontakte am Stand dokumentiert werden.
• Aufbau & Transport: Diesen Punkt übernimmt in der Regel Ihr Messebau-Partner für Sie.
• Exponate platzieren: Produkte ansprechend arrangieren, damit sie gut sichtbar sind.
• Abnahme des Messestands: Prüfen Sie auch kleine Details wie Sitzplätze und Dekoration.
• Technik einweisen: PCs, Tabletts, Beleuchtung, Video-/ Audiotechnik und Geräte wie Kaffeemaschinen prüfen.

Schritt 5: Nach der Messe

Sichern Sie den Erfolg Ihres Auftritts, indem Sie diese Punkte beachten:

• Erfolgskontrolle: Prüfen Sie, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und vergleichen Sie den Auftritt mit früheren Messen.
• Zukunftsperspektiven erarbeiten: Feedback von Mitarbeitern sammeln und Ideen für zukünftige Messeauftritte entwickeln.

Jetzt planen: Wenn Sie Ihren nächsten Messeauftritt professionell umsetzen möchten, sprechen Sie uns an – wir erstellen ein individuelles Angebot!