Messe-Checkliste: So wird Ihr Messeauftritt garantiert zum Erfolg

Nicht nur etablierte Unternehmen setzen auf den Messeauftritt als Marketing-Instrument– auch für junge Start-ups bietet die Messe eine Plattform, um die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken. Doch ein Messeauftritt ist keine Spontan-Unternehmung. Schon Monate vorab sollten Sie die wichtigsten Schritte in die Wege leiten, damit Ihr Messestand zum Kundenmagnetwird.

Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Schritte in einer Checklistezusammengefasst:

Schritt 1: Was ist vor der Messe wichtig?

Die folgenden Schritte sollten 6 bis 3 Monate vor der Messeerledigt sein:

• Ziele für den Messeauftritt definieren: Dient der Auftritt in erster Linie der Gewinnung von Neukunden oder der Beziehungspflege mit Stammkunden? Eventuell liegt die Priorität auch in der Präsentation von Produktinnovationen oder im Erschließen von neuen Märkten.
• Messebudget festlegen: Wie groß die Investition in den Messeauftritt ausfallen darf, beeinflusst die Planung am stärksten. Größter Posten ist hierbei zumeist der Messestand.
• Messestandort bestimmen: Welche Messen oder Ausstellungen sind am besten mit den Messezielen des Unternehmens kompatibel?
• Exponate festlegen: Mit der Festlegung, welche Exponate das Publikum sehen soll, bestimmen Sie gleichzeitig die erforderliche Standfläche.
• Lage für den Messestand bestimmen: Ihr Messestand kommt nur dann zur Geltung, wenn er sich im passenden Themenbereich der Messe an einem der gut frequentierten Hautmessewege befindet. Auch die ideale Entfernung zu möglichen Mitbewerbern ist entscheidend.
• Anmeldung: Mit der Anmeldung zur Messe sollten gleichzeitig Reisen und Unterkünfte für die anwesenden Mitarbeiter organisiert werden. Wie viel Personal zum Messezeitraum verfügbar ist, muss natürlich vorab geklärt werden.
• Werbematerialien gestalten: Visitenkarten, Prospekte, Flyer, Plakate, Einladungen und Direct Mailings sollten im Design einheitlich aufeinander abgestimmt werden.
• Werbung vor der Messe buchen: Schalten Sie rechtzeitig Inserate bei relevanten Tageszeitungen oder Fachzeitschriften.
• Datenbanken erstellen: Um während der Messe die Kontakte direkt verarbeiten zu können, sollten Sie im Vorhinein eine geeignete Datenbank anlegen. Ein Visitenkartenleser – ob als stationäres Gerät oder als App – erleichtert dem Messepersonal am Stand dann die Dateneingabe.

Schritt 2: Der perfekte Messestand

6 bis spätestens 3 Monate vor dem Messeauftrittsollten Sie das passende Messebau-Unternehmen gefunden haben und folgende Punkte klären:

• Messestand mieten oder kaufen? Diese Frage bestimmt die Größe des Messestandes und entscheidet darüber, ob es sich um eine individuelle Maßanfertigung handelt oder der Stand in Modulbauweise konstruiert wird.
• Briefing für den Messebau-Partner: Der Messebauer Ihrer Wahl benötigt Informationen zu Ihren Messezielen, dem Budget, der Anzahl und den Maßen der Ausstellungsstücke, der erforderlichen Standgröße und dem visuellen Erscheinungsbild Ihres Unternehmens. Darüber hinaus bieten professionelle Messebau-Unternehmen auch den Service, Ihre Drucksachen zu erstellen und am Messestand zu positionieren. Gerne sind wir Ihnen behilflich hierbei.
• Technische Anschlüsse bestellen: Am Messestand werden Breitbandkabel, Internetanschlüsse aber auch Wasser, Strom und Druckluft gebraucht. Die erforderlichen Anschlüsse müssen bei der Messe bestellt werden.

Schritt 3: Noch 1 Monat bis zur Messe …

Jetzt geht es in die heiße Vorbereitungsphase. An diese Punkte sollten Sie unbedingt denken:

• Einladungen an Stammkunden verschicken
• Direct Mailings an geeignete Kontakte versenden
• Pressemappe verschicken
• Drucksachen prüfen
• Einheitliche Kleidung und Namensschilder für das Standpersonal bestimmen

Schritt 4: Wenige Tage vor der Messe

Der Messestand und die Mitarbeiter stehen jetzt im Fokus der Aufmerksamkeit:

• Schulung des Personals für den Messestand: Rufen Sie den Mitarbeitern die essenziellen Verhaltensregeln ins Gedächtnis und trainieren sie ihre Fähigkeit zur Kontaktaufnahme. Jeder Mitarbeiter sollte die präsentierten Produkte genau kennen und in Verhandlungssituationen die richtigen Argumente parat haben. Zusätzlich sollte klar sein, wie die Kontakte am Stand dokumentiert werden.
• Transport und Aufbau des Messestands: Diesen Punkt übernimmt in der Regel Ihr Messebau-Partner für Sie.
• Platzieren der Exponate und Einrichten des Messestands
• Abnahme des Messestands: Achten Sie hier auch auf kleine Details wie die Anordnung der Sitzplätze für das Kundengespräch.
• Einführung des Personals in die technischen Geräte am Stand: Hier sollten Sie klären, ob ausreichend PCs und Tablets für alle Mitarbeiter vorhanden sind. Zudem sollte jeder die Beleuchtung, die Video- und Audiotechnik sowie Kaffee- und Spülmaschine bedienen können.

Schritt 5: Nach der Messe ist vor der Messe!

Direkt nach dem Messeauftritt, wenn die Erinnerung noch frisch ist, sollten Sie diese Fragen beantworten:

• Erfolgskontrolle: Wurden die Messeziele erreicht? Wie ist die Bilanz des Messeauftrittes im Vergleich zu vorherigen Veranstaltungen?
• Zukunftsperspektiven erarbeiten: Welche Verbesserungsvorschläge haben die Mitarbeiter für zukünftige Messeauftritte?

Planen Sie aktuell einen Messeauftritt und suchen einen professionellen Partner im Messebau? Sprechen Sie uns an – wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot!